11.아파트의 관리방법(자치관리 vs 위탁관리)

아파트의 관리방법(자치관리 vs 위탁관리)

공동주택의 관리 형태는 다양한 기준에 의하여 구분할 수 있다. 입주자가 직접 관리하는 경우, 외부에 위탁하는 경우 및 위의 양자를 병용하는 경우 등 3가지 형태로 구별된다. 이들 각 방식은 나름의 장단점이 있다. 실정법에 따르면 민법 규정에 의한 도급관리, 집합건물의소유및관리에관한법률과 주택법에 의한 관리, 그리고 임대주택법에 의한 자체 관리 및 위탁관리 등으로 구분할 수 있다.

여기서는 주택법에 의한 관리방법을 중심으로 설명한다. 이 법령은 그 적용 대상이 되는 공동주택의 관리방식을 관리주체에 따라 사업주체 관리, 자치관리 및 위탁관리로 구분하고 있다.

1. 아파트관리의 종류

사업주체관리는 공동주택의 사용검사를 받은 후 입주자가 과반수 이상 입주하여 관리권을 인수받기 전까지 건설사업 주체가 관리하는 경우를 말한다.

자치관리는 사업 주체의 관리기간이 경과한 후 입주자가 자치관리기구를 구성하여 모든 관리업무를 입주민이 스스로 결정, 집행하는 형태를 말한다. 주택관리업자에 의한 위탁관리는 민법의 위임에 관한 규정이 준용되는 바, 주택법에 의하여 주택관리업 등록을 한 주택관리업자에게 일정액의 위탁수수료를 지급할 것으로 조건으로 관리업무 전반에 대하여 위탁하여 관리하는 형태이다.

(1) 자치관리

입주자 대표회의가 구성되면서 각 아파트 단지는 관리방법을 결정하여 사업주체로부터 관리권을 이양 받게 된다. 관리방법을 결정하는 것은 주민들의 생활에 직접적으로 영향을 미치고 아파트 생활에 매우 중요한 사항이므로 법으로 주민들의 과반수 서면동의를 얻어 결정하도록 규정해 놓고 있다. 문제는 관리방법 결정시 주민들이 자치관리, 위탁관리에 대한 정확한 정보 없이 주위의 분위기에 따라 결정하는 경우가 많아 단지 실정에 맞는 관리방법을 결정하기가 어렵다는 데 있다.

자치관리란 말 그대로 아파트 단지를 주민들이 관리하는 것이다. 이것은 입주자대표회의에서 관리소장, 관리직원을 임명하고 입주자대표회의가 지휘 감독을 하기 때문에 위탁관리보다는 관리사무소에 대한 구속력이 강하다.

자치관리기구를 구성하는 시기는 두 가지 경우이다. 첫 번째는 사업주체 관리가 끝나면서 곧바로 관할 시장, 군수의 인가를 받아 자치관리를 하는 경우이고 두 번째는 위탁관리를 해오다 주민들의 의결에 의해 자치관리로 전환하는 경우이다.

첫 번째 경우는 대표회의를 구성하여 관리규약, 기술인력, 장비 등을 갖추어 관할 시장, 군수의 인가를 받아야 하며 반드시 주민의 과반수 이상 서면동의가 있어야 한다. 이 경우 주민들의 아파트 관리에 대한 경험 미숙과 기술 부족으로 체계적이고 과학적인 관리가 되지 못할 우려가 있다. 그러나 입주 초부터 관리에 대한 주민들의 관심을 불러일으켜 장기적으로 아파트 단지 발전에 기여할 수 있다.

두 번째 경우 역시 주민의 과반수 서면동의를 받아 위탁관리 계약 조건에 따라 계약 만료 전에 구성하여 관할 시장, 군수의 인가를 받아 업무를 개시할 수 있다.

자치관리를 하기 위해서는 당해 아파트 단지의 사정에 맞추어 공동주택의 제반 시설 및 설비를 유지관리할 수 있는 기술인력을 두어야 하며, 관리비 등 회계 업무를 담당할 회계 직원과 경비, 청소, 영선 업무 등을 담당할 직원을 선발하여 채용해야 한다.

자치관리기구가 하는 관리운영 업무에는 주택법에 의한 장기수선계획 수립 업무, 하청관리 업무, 방화관리 업무, 손해보험 계약 업무, 입주자대표회의 운영업무 통지, 공시, 연락 업무 등이 있다. 그러나 기술적이거나 특수한 일들을 자치관리기구에서 모두 처리하기란 쉽지 않기 때문에 부분적으로 하청을 줄 수도 있다.

자치관리의 장단점을 비교해 보면 자치관리의 가장 큰 장점은 아파트 단지의 실정에 맞게 관리를 함으로써 주체성을 찾을 수 있다는 점이다. 또한 어느 일방에 의해 끌려가는 수동적 관리가 아니라 주민들이 적극적으로 참여함으로 해서 공동체 의식을 높일 수 있고, 아파트의 문제점을 쉽게 찾아내 해결할 수 있다. 그리고 위탁관리를 할 경우 계약 기간 만료 때마다 찾아오는 위탁업체 선정에 따른 부정비리 의혹과 주민 갈등, 분쟁 등이 자치관리에서는 있을 수 없다.

아파트 실정에 맞게 관리 인원을 조정하고 공사용역 등이 투명하게 드러남으로 해서 관리비를 절감할 수 있다. 그리고 위탁관리 수수료가 지불되지 않아 그 부분에서도 관리비가 절감된다. 또한 관리사무소의 문턱이 낮아짐으로 해서 주민들의 요구사항을 신속히 반영할 수 있고 친절한 서비스가 가능하다.

단점으로는 관리업무에 대한 전문성 부족으로 체계적, 조직적 관리가 미흡하다는 것이 있으나 관리소장과 직원들 중 기술자격 보유자를 채용하도록 하는 법령이 있으므로 보완이 가능하다. 또한 사고 발생시 보상금 문제를 자체적으로 해결해야 하므로 주민들에게 큰부담을 줄 수 있다. 사고 발생시 보상 문제가 자치관리의 가장 큰 단점이다. 그러나 위탁관리라 하더라도 어차피 주요시설에 대해서는 주민 부담으로 화재보험 등을 가입하도록 법령에 정하고 있으므로 큰 문제가 되지는 않을 것이다.

주민들의 의사에 반하는 동대표나 입주자대표회장의 독선으로 인해 주민들이 피해를 입을 수 있고 분쟁을 야기할 수도 있다. 노사 문제에 있어 임금 인상이나 처우 개선 등을 입주자대표회의가 직접 관리해야 한다는 취약점도 있으나 현재는 위탁관리에서도 마찬가지로 문제되고 있기에 큰 단점이라고는 보기 어렵다. 관리소장이나 직원을 자주 교체할 경우 관리직원의 사기 저하를 가져올 수 있고, 입주자대표회의의 지나친 간섭으로 관리업무에 지장을 초래할 수 있다.

그러나 위에서 언급한 장단점은 이론적 측면이 강하다. 주민들이 얼마만큼 주체적으로 관심을 가지고 참여하느냐에 따라 관리비도 절감되고 관리의 질도 높일 수 있다. 특히 소규모 단지의 경우에는 살기 좋은 아파트 마을을 만드는 데 자치관리가 유리하다. 입주자대표회의에서는 주민들의 의사가 충분히 반영될 수 있도록 민주적 관리규정을 만들어 운영하는 것이 가장 좋은 방법이다.

(2) 위탁관리

위탁관리는 전문 관리업체에게 아파트 관리를 맡기는 제도다. 전문관리업체란 자본금 2억 원 이상에 전문 기술인력, 장비를 갖추어 주택관리업 등록을 한 주택관리 전문회사를 말한다. 전국적으로 대략 400여개의 위탁관리회사가 있다. 위탁관리 계약기간은 2년으로 정하게 되어 있다.

위탁관리를 할 때에는 몇 가지 주의해야 할 사항이 있다.

표준 위탁관리계약서에 대부분의 사항이 기재되어 있지만 단지 사정에 맞게 가능한 한 꼼꼼하게 체크하여 계약을 해야 한다.

예를 들어 1. 관리대상 부분, 2. 사고발생시 책임보상 문제, 3. 관리직원 임금 문제, 4. 위탁업무의 내용, 5. 제3자에 대한 재수탁 문제, 6 .위탁관리 수수료 문제 7. 계약의 유효기간 문제, 8. 계약갱신 문제, 9. 계약위반시 책임의 문제 등을 확인해야만 관리 기간 중에 발생하는 주민들의 피해를 최소한으로 줄일 수 있다.

위탁관리의 가장 큰 장점은 단지 내에서 관리사고가 발생했을 때 위탁관리회사가 책임지고 보상하도록 되어 있는 점이다. 그러나 현재까지는 보상 책임의 한계가 명확하지 않아 오히려 주민들이 피해를 입는 경우도 있었다. 위탁관리회사에서는 물론 전액을 보상해 준다고는 하지만 사고의 원인이 관리 소홀이라는 것을 정확하게 밝혀낼 판단기준이 없고 또 이를 판단해 줄 수 있는 단체나 기관이 없기 때문에 주민들이 책임을 져야 하는 경우가 많다. 보통 민사재판을 해야 하는데 시간과 돈이 많이 들 뿐만 아니라 승소의 가능성도 예측하기 어렵다. 인명피해가 아닌 차량이나 자전거의 도난사건 등은 위수탁관리업무의 책임한계 밖이거나 면책 조건으로 되어 있는 경우가 많아 피해에 대한 보상을 받기가 어렵다. 피해보상 내용을 명확하고 세밀하게 명시하는 것이 피해를 줄이는 방법이다.

다음으로 위탁관리는 관리 직원들의 임금 인상이나 신분 보장을 관리업체에서 해주기 때문에 관리자들의 직업관이 확립될 수 있고 노조문제를 미연에 방지하는 등 노사간 협동 풍조를 조성해 나갈 수 있다는 장점이 있다.

하지만 현재 우리나라 위탁관리회사들은 대부분 이 장점을 살리지 못하고 있다. 위탁관리를 해도 입주자대표회의는 매년 관리직원들의 임금인상 때문에 애를 먹는 게 현실이다. 심지어는 협상이 잘 되지 않아 직원들이 파업을 하는 바람에 겨울에 난방이 끊기고 단수가 된 단지도 있었다. 이는 위탁관리회사의 조직 구성이나 체계상의 문제이다. 위탁관리는 관리회사와 계약을 하는 것이지 관리직원 개개인과 고용계약을 체결한 것은 아니다. 이러한 점에서 현재 위탁관리는 자치관리와 별 차이가 없다.

또한 위탁관리는 관리의 전문화로 효율적인 하자 점검을 할 수 있을 뿐만 아니라 조직적이며 체계적으로 아파트를 관리할 수 있다. 그러나 대부분의 관리 전문회사가 영세하기 때문에 그 기능과 역할을 충분히 발휘하지 못하고 있는 것이 현실이다.

그밖에 위탁관리는 관리회사가 전문 기술자를 보유하고 있기 때문에 안전사고를 사전에 예방할 수 있는 장점도 있다.

단점으로는 관리회사가 공익을 위해 일하기보다는 영리를 추구하는 사업체이기 때문에 입주자에게 피해를 줄 우려가 있다. 위탁관리는 당연히 내 손으로 직접 살림을 하는 게 아니기 때문에 주민들의 관리비 부담이 늘어날 수밖에 없다. 그런데도 관리회사 주관으로 관리하기 때문에 주민들이 관리회사 이름이 무엇인지도 모를 정도로 무관심해질 수도 있다.

그런가 하면 주택관리를 하나의 영리수단으로만 생각하는 일부 업자들 때문에 주민들이 정신적, 경제적 피해를 입는 경우도 있다. 고쳐야 할 부분이 있는데도 관리비가 늘어나는 것을 우려해 제대로 처리를 하지 않아 아파트 노후화를 촉진시키는 결과를 낳기도 한다.

현재 대부분의 아파트 주민들은 위탁관리회사에 많은 불신을 가지고 있다. 이는 관리회사들이 지금까지 관리회사의 장점을 살리지 못하고 수익성과 수주업무 위주로 관리를 해왔기 때문이다. 아파트 관리업도 서비스업이다. 서비스를 잘하면 로비를 하지 않아도 주민들은 그 회사를 선택할 것이다. 대단위 아파트가 계속 늘어나는 우리의 현실에서 위탁관리가 주민들에게 미치는 영향은 매우 크다. 관리회사는 전문 기술인력을 더 많이 확보하고 서비스의 질을 높여 위탁관리의 장점을 최대한 살려 나가야 한다.

더욱 심각한 문제점은 위탁관리 방법을 결정한 아파트단지는 위탁관리업자를 선정하여 관리권을 인계하여 대행시킨다는 것이다. 그러나 위탁관리계약을 도급계약이 아니라 위임에 의한 계약을 하고 있으므로 위탁관리의 장점을 제대로 살리지 못하고 여러 가지 부작용을 일으키고 있다.

첫째, 도급계약이라면 관리비 총액으로 계약이 되므로 관리비의 과다집행이 계약시점에서 한번 제동이 걸리는 효과가 있으나 위임에 의한 계약기 대부분인 현실에서는 자치관리와 대동소이하다.

둘째, 위탁관리업자에게 지급하는 위탁관리 수수료는 아파트 관리 업무에 대한 대행이라기보다 컨설팅 업무에 대한 대가 수준이어서 실질적으로 관리비 절감이나 부정, 비리에 대하여 소극적으로 대응하여 자치관리와 별다른 차이가 없다. 따라서 위탁관리업자의 이론상 최고의 장점인 전문관리업자로서의 전문성 실현에 심각한 의문이 제기되는 것이다.

셋째, 위탁관리업자 변동시 관리소 직원들의 승계문제가 심각하게 대립되며, 노동법과 상충되는 사항이기도 하다. 따라서 관리소 직원들의 직업안정성에 심각한 피해를 야기하고 있다.

넷째, 관리직원들의 인사권이 위탁관리회사에 있다고 하여 직원들의 인건비 등 관리비에 대한 부가가치세법 과세대상에 대한 논란도 일고 있다.

이와 같은 문제를 개선하기 위해서는 위탁관리업자제도의 도입 취지인 전문관리업자로서의 전문성 제고와 자치관리와는 자본주의사회 발전의 원동력인 선의의 경쟁 시스템이 작동하도록 하여 공동주택 입주민들의 삶의 질 향상에 기여하도록 개선되어야 할 것이다.

구체적으로는 첫째, 위탁관리업자의 등록 요건과 전문성을 살리는 업무를 강화하고, 직원자격증 명의 대여 등 확인을 갑근세 납부 확인 등 실효성 있게 개정하고 위반 적발시 벌칙을 더욱 강화하여야 한다. 둘째, 위탁관리업자의 법적 성격과 업무를 명확히 열거하여 노동법과 부가가치세법과의 상충문제를 해결하여야 한다. 셋째, 위탁관리업자 제도를 폐지하고 주택관리사에 의한 공동주택관리 컨설팅 업무 제도를  신설하여 법인 또는 개인사무소나 합동사무소를 개설하는 방안도 검토할 만하다.

2. 위탁관리 회사 선정방법

지금 자신이 살고 있는 아파트를 관리해 주는 관리회사의 이름을 아는가? 대부분의 입주자들이 자신의 아파트를 관리해 주는 관리회사의 이름을 모르고 있다. 내가 낸 돈으로 내 아파트를 관리하는데도 말이다. 어떻게 해서 그 관리회사가 자신의 아파트를 관리하게 되었는지에 대해서는 더더욱 모른다. 관리비를 좀더 내더라도 사는 동안 신경 쓰지 않고 편히 살자는 이기주의와 무관심 때문이다. 누가 어떻게 관리를 하느냐에 따라서 관리비를 절약할 수 있을 뿐만 아니라 아파트의 노후화도 줄일 수 있다. 위탁관리회사를 선정하는 것은 그만큼 중요한 일이다.

주택법에 따라 현재 위탁관리회사는 동대표의 제안에 의해 입주자의 과반수 찬성으로 선정하도록 되어 있다. 그밖에 관리회사 선정의 입찰규정에 대해서는 따로 정해져 있지 않다. 입찰규정이 따로 없는 데다 동대표의 제안을 받으면 유리하므로 대부분의 관리회사들이 동대표들과 친해지려고 애를 쓴다. 관리의 질보다는 로비를 통해 관리업무를 따내는 것이 하나의 불문율처럼 되어 있는 게 우리의 현실이다. 질은 형편없는데 오직 로비를 잘해서 관리를 맡은 회사가 정상적으로, 효율적으로 관리할 수는 없다.

그동안 대부분의 아파트단지에서 일반적으로 행해지던 위탁관리업체 선정과정이 어떠했는지 살펴보자.

입찰공고는 형식적으로 한다. 16절지에 입찰공고문안을 작성해서 며칠 간 아파트 게시판에 붙인다. 그리고 나서 동대표들이 아는 업체 몇 군데를 불러다 입찰을 시킨다. 사업주체 관리기간 중에 이미 위탁관리회사를 선정해 관리를 하는 경우가 많아 특별히 그 업체에 문제가 없는 한 이미 닦아 놓은 동대표들과의 친분관계를 기반으로 그 관리업체가 계속 아파트 관리업무를 맡는 경우가 많다. 동대표들을 모아놓고 관리회사들이 브리핑을 하기는 한다. 하지만 그 내용이 구체적이지 않고, 자기네 회사에 대한 일방적인 홍보와 무조건 관리를 잘하겠다는 불투명한 공약으로 그치는 경우가 대부분이다. 비밀투표를 하는 곳도 있으나 동대표 회장이 수의계약을 한 상태에서 동대표들의 이의가 없음을 박수로 확인하고 끝내는 경우도 있다. 또한 관리회사 선정과정에서 동대표들과 관리회사 사이에 뇌물이 오고 간 사실이 폭로되어 종종 주민들 간에 분쟁이 일어나기도 한다. 뇌물액수를 적게 제시했다가 탈락한 관리회사 쪽에서 그 사실을 폭로하기도 한다.

이제는 더 이상 이러한 방법으로 관리회사를 선정해서는 안 된다. 민주적인 절차에 따라 선정해야 하고 그렇게 하려면 어떤 것이 민주적인 절차인지를 입주민들이 알아야 한다.

첫째, 입찰공고를 신문이나 입찰정보지, 구청 게시판 등에 내서 좀더 많은 사람들이 그 공고를 볼 수 있도록 해야 한다. 입찰정보지나 구청 게시판에는 무료로 입찰공고를 할 수 있다.

둘째, 입찰에 응한 회사들을 주민들에게 공개한다. 전문성이 없는 동대표 몇 명만으로 그 회사들을 파악하는 일은 쉽지가 않다. 다양한 사람들이 모여 사는 아파트의 장점을 십분 활용하여 응찰한 회사의 장단점을 아는 주민은 동대표들에게 의견을 달라고 해야 한다. 주민들의 의견을 수렴하는 과정을 거침으로써 동대표들은 주민들에게 더 신뢰를 받을 수 있다.

셋째, 동대표들 뿐 아니라 주민들이 모인 곳에서 응찰한 업체들의 설명회를 공개적으로 해야 한다. 응찰업체로 하여금 설명회에서 구체적인 공약을 하도록 해야 한다. 동대표들은 관리회사의 평점표를 짜서 그 기준에 따라 심사를 하는데, 관리회사로 하여금 다음 세 가지는 반드시 설명회에서 공약을 하도록 해야 한다.

▷ 위탁관리 수수료는 얼마를 받겠는가

▷ 노조 문제, 특히 임금 인상 문제는 어떻게 해결할 것인가

▷ 관리책임은 어떻게 지며 손해배상 담보는 얼마를 걸겠는가

이 세 가지를 가장 잘하는 업체를 선정하는 것이 가장 현명한 선택이 될 것이다.

끝으로 설명회 뿐 아니라 투표도 주민들이 보는 앞에서 동대표들의 비밀투표로 치러야 하고 개표 역시 마찬가지로 공개적으로 해야 한다. 이런 절차를 통해 2개 업체를 결정해 복수 제안하고, 복수 추천된 2개 업체 중 입주민의 과반수 이상 득표한 업체를 선정해야 한다.

이렇게 해서 선정된 관리회사는 자부심을 갖고 관리를 효율적으로 성심성의껏 잘할 것이다. 물론 관리비도 절약된다. 주민들이 관리를 잘해주는 관리회사 직원들에게 때때로 말 한마디로나마 감사의 마음을 표시한다면 우리들이 사는 아파트는 따뜻한 정이 흐르는 진짜 마을이 될 것이다.

II. 입주자대표회의와 관리사무소와의 관계

입주자대표회의는 관리업무 전반에 관한 감시, 감독권과 의결권을 가지고 있다. 그리고 관리사무소는 당연히 집행기관이며, 관리소장은 국가공인 전문 직업이다. 그러나 이러한 기초적인 업무구분조차도 모호한 실정이다.

1. 올바른 관계 정립을 위한 개선방안

주택관리사제도는 공동주택을 보다 전문적이고 체계적으로 관리함으로써 입주자의 편의를 도모하기 위해 일정 규모 이상의 공동주택에는 그 관리책임자로 주택관리사 등을 두도록 하여 공동주택의 유지, 관리, 회계 등에 대한 업무를 담당하도록 하는 것이다.

그 개선 방안으로는 첫째, 전문가로서의 주택관리사의 자질을 높이기 위한 방안이 강구되어야 한다. 우선 주택관리사(보) 시험과목에 생활관리에 대한 과목을 추가하고 실무경험에 직결되는 내용을 보강해야 한다. 둘째, 관리소장의 업무내용에도 생활관리 업무내용과 사회복지적 업무내용 등을 구체적으로 명시한다. 셋째, 주택관리사의 전문가 직업에 대한 긍지를 부여할 수 있는 규정을 신설해야 한다. 유사 전문가 직종인 공인중개사협회에서는 공인중개사들의 손해배상보증보험 업무를 관장할 수 있는 공제제도를 두고 있는 데 비해, 주택관리사협회에서는 주택관리사들의 손해배상보증보험 업무를 관장할 수 있는 공제제도가 없다. 따라서 형평성 차원에서도 이는 시급히 신설되어야 할 것으로 생각된다.

입주자대표는 실정법에 입주민의 과반수 이상 찬성에 의한 직선으로 선출하도록 명문화되어 있다. 따라서 입주자대표는 명백한 공인이며, 공동주택관리 업무의 핵심 주체가 된다. 그러나 입주자대표로 구성된 입주자대표회의의 위상과 역할은 제대로 정립되어 있지 않다.

그 개선 방안으로는 첫째, 입주자대표회의와 관리사무소의 업무 내용을 명백히 하며 책임한계를 분명히 해야 한다. 입주자대표회의는 의결기능과 감사 기능을 강화하는 방향으로 하고, 관리사무소는 집행기능을 충실히 하는 방향으로 개선되어야 할 것이다. 예를 들어 각종 구매, 공사 발주 시 입주자대표회의에서 발주업무를 담당하는 경우가 많은데, 일정 금액 이하는 관리사무소에서 관장하고, 일정 금액 이상은 입주자대표회의에서 관장하되, 입찰특별위원회를 구성하여 실행하는 것을 원칙으로 하는 것 등이다.

현행 규정은 입주자대표회의의 임원구성 규정을 상법상 주식회사 임원구성 요건을 원용한 것으로 생각되는데, 이를 지방자치법상 지방의회의 조직 구성 요건을 원용하여 개정하는 것이 바람직한 방향이라 생각된다. 입주자대표회의는 주식회사보다는 주민 대표기관인 지방의회의 위상과 역할이 유사하기 때문이다. 현행 임원 구성 요건에서는 이사 3인 이상, 감사 1인 이상이라 규정함으로써 입주자대표들 모두가 의결기능과 감사기능의 주체임에도 불구하고 감사 1인 이상만 선출되면 관리업무의 감사 책임이 선출된 감사에게만 있는 것으로 오해되고 있는 것이다. 그러므로 지방의회처럼 연말에 예산·결산 특별위원회를 구성하여 모든 동대표가 예산 심의와 결산 감사 기능을 수행할 수 있도록 관련 조항을 개정해야 할 것이다.

현재 실정법상 주민의 직선으로 대표를 선출하는 대상은 대통령, 국회의원, 지방자치단체장, 지방의회의원, 그리고 공동주택의 입주자대표 뿐이다. 대통령부터 지방의원까지는 공인으로서의 책임과 의무도 따르지만 명예와 그에 상응하는 예우도 받고 있다. 하지만 입주자대표는 책임과 의무만 따를 뿐 명예와 예우는 거의 못 받고 있다. 심지어 관련 행정기관의 공무원들조차도 통·반장 수준의 예우도 제대로 하지 않고 있다. 예를 들면 연초, 연말에 지자체의 시무식이나 종무식에 통·반장대표, 심지어 새마을부녀회나 관변단체 임원급에게 초청장이 발송되는 데 비해 입주자대표회의 회장에게는 초청장이 발송되지 않는 경우가 종종 목격되고 있는 실정이다.

옛날로 말하면 마을의 원로급 유지나 다름없는 입주자대표들을 이렇게 푸대접하는 풍토에서는 아무도 입주자대표를 하지 않으려 할 것이며, 소수의 이권개입 속셈을 가진 사람만 나서는 풍토가 조장될 것이다. 따라서 입주민의 참여자치의식과 공동체의식을 고취할 수 있는 규정을 신설하거나 행정지도 차원의 지침이라도 신설해 운용하는 방향으로 개선되어야 할 것이다.

또한 자치부녀회 등 입주민 자치조직들이 활성화될 수 있는 규정을 신설 또는 개정해야 할 것이다. 살기 좋은 공동주택 마을이 되려면 관리사무소와 입주자대표만으로는 역부족이고, 입주민의 참여의식과 봉사정신이 필수적이다. 그러나 모든 입주민이 참여할 수는 없으므로 뜻과 시간이 되는 주민들이 모이는 자치조직들이 자연스럽게 만들어져 그들에 의해 마을축제 등의 문화행사나 분리수거, 공동주택 내 눈치우기, 어린이 놀이터 모래갈기, 물탱크 청소 확인 등의 잡다한 생활관리 사항이 주도되는 것이 바람직하다. 또한 그렇게 될 수 있도록 여러 가지 제도적 장치와 행정 지원들이 강화되어야 한다.